Para quem gosta de fazer apresentação em Power Point

 Fazer (ou mandar fazer) apresentações usando slides eletrônicos é uma realidade do dia-a-dia das organizações. Alguma vez você já terminou uma apresentação com a sensação de que:

- as pessoas nada entenderam?

- as pessoas dormiram?

- as pessoas não conseguiam acompanhar sua mensagem pela rapidez na apresentação dos slides?

- os slides não refletiam o que você estava querendo comunicar?

Seus slides comunicam ou atrapalham?

Você tem idéia de quantos slides deveria mostrar em uma apresentação de 30 minutos? Normalmente slides em apresentações representam um grande desperdício:

- Desperdício de tempo porque as apresentações são muito longas e as pessoas prefeririam estar trabalhando. Ou estar em qualquer outro lugar, menos ali na frente daquele telão.

- Desperdício de oportunidades porque um slide bem feito deveria ser uma ótima ferramenta de argumentação e exposição de idéias, mas poucos aproveitam a chance.

- Desperdício de motivação, já que uma boa apresentação, uma apresentação de fato EFICAZ, deveria fazer as pessoas AGIREM! E o máximo de reação normalmente é uma consulta ao relógio. Uma não, várias!

Então, o que é uma boa apresentação? Ao criar slides eletrônicos é preciso levar em conta três pontos igualmente importantes: conteúdo, layout e apresentação.

1) O conteúdo

Menos é mais! Quando for produzir um slide, considere:

Uma boa apresentação deve ter pouquíssimos slides. Quanto menos, melhor! 10 slides é um bom número, QUALQUER QUE SEJA A DURAÇÃO DA APRESENTAÇÃO! Ninguém agüenta ficar olhando muito tempo para um telão. Se sua apresentação durar muito tempo, digamos 4 ou 8 horas, poupe os olhos da platéia. Crie dinâmicas, converse, debata, mas TIRE A IMAGEM DA TELA!

O primeiro slide deve ser impactante. O último, inesquecível.

Você quer estruturar bem sua apresentação? Não comece pelos slides, rascunhe em papel ou digite no Word os tópicos principais que você precisa abordar. E também os objetivos que você precisa atingir. Só aí pense em criar seu primeiro slide. Ah, se você usar o Word para estruturar sua apresentação, ele próprio pode depois criar – sozinho – seus slides PowerPoint. Mas este é assunto para outro artigo.

Um bom slide deve exibir no máximo 6 informações. Um bom slide deve ser lido em até 9 segundos. É como se fosse um outdoor, você precisa ler tudo rapidamente enquanto passa de carro por ele.

Em vez de frases, use palavras-chave. Elas auxiliam o apresentador a se lembrar do que falar e – mais importante – facilitam a memorização, pela platéia, dos conceitos mais importantes.

Não corra o risco de ser insistente e chato: para que ficar repetindo o título da apresentação em TODOS os slides? Ora, se ali pelo terceiro ou quarto slide ninguém souber o assunto de sua apresentação, tem algo errado, concorda? Título deve aparecer só no primeiro slide, o de abertura. E talvez no último! Além do mais, sem o título, seu slide fica mais perto do limite recomendado de seis informações por slide.

2) O layout

Slide não foi feito para ser lido, slide foi feito para ser VISTO:

Prefira figuras ou gráficos, EVITE TABELAS OU PLANILHAS! Ninguém consegue ler aqueles números minúsculos que muitos insistem em exibir!

Não use marcadores (bullets), experimente colocar as informações em AutoFormas.

Não use letras maiúsculas. Nem em títulos! A não ser quando você quer mesmo CHAMAR A ATENÇÃO sobre um assunto muito importante.

Prefira fontes redondas, como Verdana, Arial ou Tahoma. Esqueça o Times New Roman, que dificulta a leitura em telão. Você sabia que o Verdana foi criado especialmente para telas e telões?

Letras pequenas? Jamais! A fonte em um slide deve ter no mínimo 18pt. Mas este é um tamanho que você deveria usar uma única vez por ano. Ano bissexto! Que tal usar fonte 30 ou 40? Muito grande? Na verdade não, experimente! Até porque seus slides daqui para frente terão pouco texto, não é mesmo?

Use e abuse de espaços em branco. Slides limpos proporcionam excelentes resultados.

Deixe o layout falar. Em vez de tradicionais aspas, experimente negritos e tamanhos diferentes de palavras para separar título e detalhes, por exemplo.

A TV tem horário nobre? O slide também tem! Não horário propriamente dito, claro, mas o local que todos enxergam primeiro: O canto superior esquerdo. É lá que devem ficar as informações mais importantes!

3) A apresentação

Anime a platéia, ANIME os slides! Mas, cuidado, ninguém agüenta mais aquelas animações primárias do tipo título que entra correndo ao som de um carro freando. Ou uma palavra entrando com piruetas no slide. Em vez disso, use animações de contexto, que ajudam na exposição de idéias:

Exiba os elementos do slide por partes.

Considere ocultar, e não esmaecer, os elementos já abordados, assim a platéia fica focada só naquilo que você está falando no momento.

Estimule a participação das pessoas. Prepare slides que criem oportunidades de interação.

Nunca, JAMAIS, leia o que está escrito no slide. A platéia sabe ler! Dê um tempo para que ela leia tudo antes e só depois converse sobre o que foi lido. Apresentadores que insistem em ler slides estão sublinarmente dizendo que a platéia não sabe ler. E você não vai querer passar esta mensagem, vai?

Fique sempre atento ao tempo da apresentação: nem mais nem menos do que o planejado. Nada mais ineficaz do que correr no final só para exibir os slides restantes. Ou acabarem os slides e você ficar sem assunto...

Fazer apresentações é um desafio! E muito estimulante! Experimente colocar em prática estas sugestões. Você certamente colherá excelentes resultados!

Lembre-se de que tudo o que foi dito vale para quem vai fazer o slide, bem como para quem vai mandar fazer um slide.